La mise en place d'un système de GED dans votre organisation est l'occasion de repenser une partie de votre système d'information et optimiser vos processus pour gagner en efficacité. C'est pourquoi Gedial vous propose son expertise pour tirer le meilleur de cette transition.
Gedial conçoit, développe et intègre sa propre solution de GED, maîtrisant toutes les étapes depuis vos besoins jusqu'au suivi du déploiement. Cette approche globale garanti une adaptation précise de sa GED aux spécificités de chaque métier.
Gedial s'engage et répond de l'intégrité et de la disponibilité du flux documentaire transitant par la GED. Simplicité et clarté des relations, c'est votre interlocuteur unique.
La mise en place de procédures rigoureuses pour chacune des prestations vous garanti efficacité et respect des délais. Gedial travaille au forfait.
Étude des besoins
Lors d'une étude de besoins, Gedial analyse votre système d'information avec les responsables informatiques, les responsables métier et vos collaborateurs "clé" pour produire :
- Un audit du système informatique actuel
- Une analyse des besoins en gestion électronique de documents
- Un dimensionnement technique du nouveau système (besoins en matériel informatique)
- Une définition du paramètrage métier de la GED (méta-informations, nomenclature)
Mise en oeuvre
Gedial peut également assurer la mise en oeuvre intégrale en conformité avec les besoins recensés :
- Conseil et/ou achat du matériel serveur
- Installation du système d'exploitation
- Installation des logiciels serveurs
- Configuration des logiciels serveurs (paramètrage métier)
- Déploiement sur les postes clients
Selon les besoins détectés lors de l'étude, la mise en oeuvre peut être découpée en phases. Il est en effet parfois préférable d'avoir plusieurs déploiements correspondant à différents profils d'utilisateurs, ou d'intégrer progressivement des fonctionnalités pour un meilleur accompagnement.
Formation
Changer les habitudes de travail est finalement le plus difficile.
Pour que tous vos utilisateurs soient opérationnels et adoptent pleinement la solution de GED, Gedial vous propose des formations (cours et travaux pratiques) de trois types:
- l'utilisation des outils de GED
- l'administration de la GED
- l'intégration de la GED dans le travail quotidien (processus existants, mail, ...)
Comité de pilotage
Gedial peut aussi ensuite mettre en place et piloter au sein de votre organisation un comité de réflexion sur les usages de la GED, pour détecter et déclencher les améliorations possibles. Ce comité peut également recenser les besoins qui seront pris en compte lors des évolutions de la GED.
Maintenance opérationnelle
Gedial vous propose d'assurer le maintien opérationnel de votre système de GED avec un forfait comprenant toutes les interventions nécessaires au bon fonctionnement du système. Votre budget d'exploitation reste fixe et vous évitez les mauvaises surprises.
Sauvegarde
La sauvegarde du système de GED est un point capital que Gedial peut prendre en charge si vous ne disposez pas des infrastructures nécessaires pour assurer la sécurité de vos données. Gedial peut vous proposer des solutions adaptées, de la simple copie sur bande magnétique à la sécurisation hors-site de vos données dans des coffres ignifugés. Les prestations de sauvegarde incluent une procédure de vérification des données et des tests réguliers de reprise sur incident pour vous assurer qu'en cas de problème grave vous pourrez remettre en place votre système rapidement et sans perte d'information.